Data processing agreement

KOMPETENCES SOFT SKILLS SAS · RCCM Abidjan N° 03-2026-B16-00140

Ce contrat s’annexe à toute convention de formation ou de conseil impliquant le traitement de données relatives aux collaborateurs du Client. Il précise les rôles et obligations de chaque partie au regard de la loi n° 2013-450 du 19 juin 2013.

Article 1 · Qualité des parties

Partie	Qualité	Ce que cela emporte
Le Client	Responsable du traitement	Il détermine les finalités : quels collaborateurs former, quelles données lui sont restituées
KOMPETENCES SOFT SKILLS SAS	Sous-traitant	Elle traite les données pour le compte du Client, selon ses instructions documentées

KOMPETENCES SOFT SKILLS SAS agit en revanche comme responsable du traitement pour ses propres finalités : gestion commerciale, traçabilité des certifications délivrées et amélioration de ses parcours. Ces traitements relèvent de sa politique de confidentialité.

Article 2 · Périmètre

Élément	Contenu
Objet	Formation certifiante, diagnostic, accompagnement, selon la convention principale
Durée	Durée de la convention principale, plus les durées de conservation prévues
Personnes concernées	Collaborateurs désignés par le Client
Catégories de données	Identité, coordonnées professionnelles, fonction, progression, livrables, résultats d’évaluation. Aucune donnée sensible.
Réponses aux questionnaires	Collectées de façon anonyme par construction : aucune identité, aucune adresse IP, date seule, seuil de cinq réponses avant restitution. Elles ne constituent pas des données à caractère personnel.
Instruments nominatifs	Analyse de réseau organisationnel et évaluation à 360°, activés uniquement sur demande écrite du Client et sous consentement de chaque participant
Opérations	Collecte, enregistrement, conservation, consultation, évaluation, restitution, suppression

Article 3 · Obligations du sous-traitant

Ne traiter les données que sur instruction documentée du Client, sauf obligation légale.
Garantir la confidentialité par un engagement écrit de chaque personne habilitée, évaluateurs compris.
Mettre en œuvre les mesures de sécurité décrites à l’article 6.
N’engager de sous-traitant ultérieur qu’après information du Client, celui-ci disposant de quinze jours pour s’y opposer. Les sous-traitants ultérieurs en place à la date des présentes sont énumérés à l’article 7.
Assister le Client dans la réponse aux demandes d’exercice de droits, et transmettre sans délai toute demande reçue directement.
Notifier au Client toute violation de données dans les quarante-huit heures suivant sa constatation.
Mettre à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect des présentes, et permettre un audit une fois par an sur préavis de trente jours.
Au terme de la convention, restituer ou supprimer les données selon le choix du Client, sous réserve des conservations légales et de la traçabilité des certifications délivrées.

Article 4 · Obligations du Client

Informer ses collaborateurs, avant toute collecte, de la finalité du traitement, de l’identité du sous-traitant, des données restituées à l’employeur et des droits dont ils disposent.
Ne transmettre que les données strictement nécessaires.
Accomplir les formalités lui incombant auprès de l’ARTCI.
Documenter ses instructions et notifier tout changement.

L’obligation d’information est celle qui manque le plus souvent
Un employeur qui inscrit ses collaborateurs à un parcours certifiant sans les avoir informés du traitement place les deux parties en irrégularité.

Une notice type d’information est remise par le Client à ses collaborateurs avant l’ouverture des comptes. Elle protège le Client et le sous-traitant.

Article 5 · Restitution à l’employeur

Le niveau de restitution est déterminé par le Client parmi les options suivantes, et annoncé aux personnes concernées.

Niveau	Contenu restitué	Effet
Global	Taux d’achèvement et de certification par population	Aucune donnée individuelle
Nominatif simple	Certification obtenue ou non, par personne	Restitution la plus courante
Nominatif détaillé	Résultat par indicateur comportemental	Suppose une information renforcée des personnes

Article 6 · Sécurité

Chiffrement des échanges et des sauvegardes.
Contrôle des accès nominatif, avec revue des habilitations chaque trimestre.
Journalisation des consultations de dossiers d’évaluation.
Cloisonnement des données par Client.
Procédure de sauvegarde et de restauration testée annuellement.

Article 7 · Sous-traitants ultérieurs, localisation et transferts

Sous-traitant	Rôle	Pays	Garanties
LIGNE WEB SERVICES (LWS)	Hébergement de la plateforme, des données et des fichiers, acheminement des courriels	France	Centres de données en France, certifiés ISO 27001 et Hébergeur de Données de Santé. Accord de traitement conclu au titre de l’article 28 du RGPD, excluant tout transfert hors de l’Union européenne.
Anthropic PBC	Service d’assistance rédactionnelle par intelligence artificielle	États-Unis	Les noms de clients et de consultants sont remplacés par des codes avant tout envoi. Service optionnel, désactivable par mission. Chaque échange est journalisé.

Le contrat d’hébergement est souscrit par NMT HOLDING SASU, propriétaire des plateformes, qui n’accède pas au contenu des données traitées.

Le Client peut refuser le recours à l’intelligence artificielle
Le Client peut demander, au lancement de la mission ou à tout moment, que ses matériaux soient exclus de la fonction d’assistance rédactionnelle. Cette exclusion prend effet immédiatement et couvre l’intégralité de la mission, y compris les synthèses transversales.

Elle est enregistrée au dossier de mission et n’entraîne ni surcoût ni allongement du délai.

Tout transfert hors de Côte d’Ivoire est porté à la connaissance du Client et fait l’objet des autorisations requises par la loi n° 2013-450.

Article 8 · Responsabilité et durée

Chaque partie répond des manquements qui lui sont propres. Le présent contrat entre en vigueur à la date de la convention principale et demeure applicable jusqu’à l’expiration des durées de conservation.

Dernière mise à jour : [date]. Toute question relative aux données : legal@kompetences.net